Archiwum czy śmietnik? Jakie dokumenty musimy przechowywać i jak to robić – poczytaj na naszym blogu…

Dla Twojej Firmy

Jeśli prowadzisz firmę, obojętne czy jednoosobową czy zatrudniasz tysiące pracowników, to problem przechowywania dokumentów dotyka Cię dokładnie w ten sam sposób. Aczkolwiek warto wspomnieć, że osoby prowadzące jednoosobową działalność mają nieco mniej papierków do przechowywania. Większy problem mają firmy zatrudniające pracowników. Każdy z nich to osobna kartoteka, którą uwaga – trzeba przechowywać 50 lat! Mimo stopniowo wprowadzanych rozwiązań dla przedsiębiorców, jak chociażby JPK (Jednolity Plik Kontrolny VAT), prawo nakłada na firmy obowiązek przechowywania różnorakich dokumentów nawet przez pół wieku….. Poczynając od dokumentów księgowo-rachunkowych – czyli m.in. wszystkie faktury czy sprawozdania finansowe, poprzez umowy a na aktach pracowniczych kończąc.

Jakie dokumenty archiwizujemy

Musimy pamiętać, że typ dokumentu warunkuje czas przechowywania, do którego jesteśmy zobligowani prawnie. Przedsiębiorcy zobowiązani są do archiwizacji wszystkich oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy w tym zakresie zmieniają się co jakiś czas, natomiast generalnie przyjmuje się trzy grupy klasyfikujące:

• podatkowe dokumenty, które należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• dokumenty ZUS, które generalnie przechowujemy do 10 lat (mamy tu kolejne 3 grupy, ale wygodniej przyjąć dla wszystkich jeden czasookres przechowywania).
• dokumenty pracownicze, które należy przechowywać przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. – w 2019 r przepisy mają ulec zmianie i skrócić ten czas do 10 lat. Zmiana jednak obowiązywać będzie tylko dokumentacji pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 lub w latach od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018.  To jeszcze nie koniec ciekawostek. Przechowywanie dziesięcioletnie obowiązuje tylko pod warunkiem stworzenia teczek elektronicznych.

Każda firma na przestrzeni swojej działalności wytwarza ogromną ilość dokumentów, ale też staje się ich odbiorcą, gdy weźmiemy pod uwagę wszelkiego rodzaju korespondencję biznesową czy urzędową. Archiwizowanie tego wszystkiego stanowi nie lada wyzwanie ze względu na niezbędną przestrzeń, pracę włożoną w proces archiwizowania i porządkowania oraz bezpośrednie i pośrednie koszty z tym związane. 

RODO

Ostatnio głośno i słusznie zrobiło się w temacie tzw. RODO, czyli Rozporządzenia Ogólne o Ochronie Danych Osobowych. Pojęcie jeszcze nie do końca sprecyzowane, ale skutecznie straszy horrendalnymi wręcz karami dla przedsiębiorców, którzy nie zastosują się do wymagań. RODO warunkuje w znacznym stopniu sposób dysponowania szeroko pojętymi danymi osobowymi w dokumentach oraz na nośnikach. Ujmując to w skrócie, przedsiębiorca musi zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe. Chodzi głównie o to, aby nikt postronny nie miał do nich dostępu. Przechowywanie takiej dokumentacji wymaga zatem zastosowania odpowiedniego zabezpieczenia przed wglądem osób niepowołanych. A to zaś wymaga podjęcia odpowiednich przedsięwzięć, by spełnić wymogi ustawy i nie narazić się na słoną karę.

Nie zapominajmy bowiem, że poza papierowymi dokumentami zgodnie z np. ustawą o rachunkowości zapis elektroniczny może objąć księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe.  Czyli, jeżeli prowadzimy naszą działalność w oparciu o system informatyczny i oprogramowanie, to archiwizacja również może być w takiej formie. Także dokumenty kasowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania i deklaracje podatkowe, mogą być po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przeniesione na informatyczne nośniki danych. Te zaś należy przechowywać w suchym i bezpiecznym miejscu. Jak wiemy, nośniki elektroniczne źle reagują na różnice temperatur czy wilgotności powietrza. W związku z czym wymagają przechowywania w stałych temperaturach i suchych pomieszczeniach.

Dokumenty w formie elektronicznej

Poza wymienionymi dokumentami musimy także pamiętać, że wszystkie dokumenty, które pierwotnie zostały stworzone w formie elektronicznej należy archiwizować w ten sam sposób. Dla przykładu: jeśli przedsiębiorca jako płatnik dokonał zgłoszenia rejestrującego go do ZUS-u w formie elektronicznej za pomocą Internetu, to musi przechowywać potwierdzenie tego zgłoszenia także w formie elektronicznej. Za brak archiwizacji dokumentów lub niewłaściwe ich przechowywanie grozi odpowiedzialność karna z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego. W praktyce kończy się to karą grzywny sięgającą kilkudziesięciu tysięcy złotych.

W przeciwieństwie do przepisów skarbowych RODO nie jest wypunktowaną listą wytycznych. Przedsiębiorcy będą musieli popisać się pewną dozą kreatywności przy wdrożeniu nowych regulacji.  Sposoby zabezpieczania i przetwarzania danych osobowych każdy będzie musiał dostosować indywidualnie do rodzaju swojego przedsięwzięcia. Dla wielu mikro firm, a także potężnych przedsiębiorstw jest to nie lada wyzwanie.

Polityka czystego biurka

RODO nie zamyka się w kilku konkretnych punktach do realizacji, a niejako wymusza stworzenie całej struktury ochrony danych osobowych i programowania procedur zgodnie z działaniami, które mają miejsce w naszej firmie i związane są z wykorzystywaniem danych osobowych. Elementem takiego systemu na pewno jest tzw. Polityka czystego biurka, czyli nie pozostawianie żadnych dokumentów z danymi osobowymi przy stanowisku pracy, jeśli się od niego oddalamy, ale też rozwinięcie zabezpieczeń z dziedziny IT, czyli hasłowanie czy szyfrowanie dysków pamięci.

Sejfboksy dla archiwizacji dokumentów

Mając to wszystko na uwadze, ciężko nie oprzeć się wrażeniu, że właściwie to każdy przedsiębiorca powinien zakupić kilka/kilkanaście czy kilkadziesiąt szaf aktowych i trzymać wszystko pod kluczem, najlepiej w bunkrze …. Jest to jakieś rozwiązanie, choć przyznać trzeba,  że zahacza o skrajność szaleństwa. Szafy aktowe czy sejfy to ogromny wydatek. Dla firm zatrudniających po kilkanaście pracowników bardzo często jest to koszt nierealny do akceptacji. Również w przypadku mikro przedsiębiorstw nie jest to mała kwota. Czy można wyjść z tego impasu? Wiele osób myśli, że nie ma innej opcji, ale pomocne wydają się firmy zewnętrzne świadczące usługi archiwizacji dokumentów. To jednak nie daje nam 100% gwarancji bezpieczeństwa dokumentacji.

Podsumowanie

W wypadku zarówno dokumentów, jak i nośników pamięci, optymalnym rozwiązaniem są też sejfboksy, czyli magazyny selfstorage. W zależności od potrzeb naszej firmy wybieramy boks o optymalnej powierzchni (od 1 m2 do przechowywania tych kilku czy kilkunastu pudeł archiwizacyjnych do 10 m2, jeśli dokumentów jest dużo więcej). Najważniejszą jednak kwestią przy przechowywaniu dokumentów są czynniki atmosferyczne i bezpieczeństwa. Sejfboksy – magazyny do przechowywania rzeczy w Sosnowcu –  zapewniają stałą temperaturę, chronią skutecznie przed negatywnym wpływem aury a nowoczesne systemy alarmowe i monitoringu gwarantują, że nic, co będzie tu przechowywane, nie ulegnie zniszczeniu. 

To rozwiązanie archiwizacji jest najlepsze dla wielu firm działających w różnych dzielnicach Sosnowca. Korzystają z niego już przedsiębiorcy z takich dzielnic jak Cieśle, Jęzor czy Rudna. Dojazd do sejfboksów jest prosty i szybki, nawet z pobliskich miast. Co równie istotne, to fakt, że do takich boksów dostęp ma tylko osoba go wynajmująca. Przedsiębiorcy mają więc gwarancję, że nikt niepowołany nie będzie miał wglądu w dokumentację ich firmy.