Jak zarządzać domowym „archiwum” z dokumentami?

Zainspiruj się

Każdy przeciętny zjadacz chleba gromadzi ogromną ilość papierów, dokumentów, zdjęć. Co prawda problem rzadko osiąga taką skalę, z jaką muszą zmierzyć się przedsiębiorcy, o czym pisaliśmy już na naszym blogu TUTAJ. Z biegiem czasu może się okazać, że jeśli chcemy być bohaterem naszego domu, to trzeba jakoś urządzić przestrzeń do przechowywania również takich rzeczy w naszym domu.

Jak uporządkować prywatne archiwum z dokumentami?

Patrząc z punktu widzenia tej kwestii ludzie wpisują się zasadniczo w trzy kategorie:

• „chomiki” –  trzymają wszystko łącznie z biletem do kina w nieistniejącym już domu kultury, z którego nie da się nawet odczytać tytułu filmu, ale to właśnie na ten film poszliśmy na pierwszą randkę z tym Marcinem z 7 B, w którym się pół szkoły kochało. Przecież to tak ważna pamiątka, że pod groźbą klątwy nie można jej wyrzucić!
• „księgowi” – przechowują tylko i wyłącznie dokumenty o wadze „urzędowej”, jak faktury zakupu i paragony, akty urodzenia i zgonu wszystkich członków rodziny czy umowy sprzedaży auta z zeszłego roku – ale z pominięciem wszelakich papierów o wartości sentymentalnej. Wbrew pozorom tej papierologii też lubi uzbierać się pokaźna ilość.
• „Kowalscy” – to najczęściej spotykana grupa, czyli ludzie, którzy przechowują zarówno pewną część dokumentów (tak szumnie je określmy generalnie) z przyczyn emocjonalnych, jak i te niezbędne z powodów formalnych, ale nie kontrolują na bieżąco ich aktualności a zabierają się za to dopiero w sytuacji, gdy po otwarciu szuflady/szafki wysypuje się cały ten galimatias na podłogę bez jakiegokolwiek ładu i składu. Już widzę ten uśmiech na twarzach czytających, którzy doskonale znają taki scenariusz z autopsji.

Co w takiej sytuacji?

Trzeba wziąć kilka głębokich oddechów, przygotować niezbędny zestaw akcesoriów (o czym za chwilę) i najlepiej na głos kilkukrotnie powtórzyć jak mantrę „Dam radę! „….. Nie wszyscy rodzimy się z żyłką archiwisty, ale ogarnięcie domowego składu papierzysk tylko pozornie wydaje się gorsze od zimowej wyprawy na Nanga Parbat……

Zacznij od małych przygotowań – przydadzą się koszulki na dokumenty, teczki, spinacze, ale też segregatory czy pudła archiwizacyjne. Sklepy oferują ogromną ilość różnorakich pudeł kartonowych i plastikowych, we wzory i wszystkie kolory tęczy, więc jeśli nie znajdziesz miejsca w żadnej szafce to takie wolnostojące pudła mogą się okazać ciekawym elementem wystroju i interesującą dekoracją. Jeśli masz duszę artysty a do tego zdolności manualne i kreatywną głowę, możesz bez problemu sam zając się oklejeniem, pomalowaniem czy ozdobieniem takich pudeł. Ale wracając do naszego archiwum – przygotuj także duży worek na śmieci i zorganizuj spory kawałek przestrzeni najlepiej na podłodze do sklasyfikowania dokumentów. . I najważniejsze – zorganizuj sobie dużą ilość wolnego czasu, zaparz melisę i z głową pełną optymistycznych myśli możesz już zasiąść do segregacji.

Segregowanie dokumentów

Punktem wyjścia jest klucz do kategorii, według jakiego będziesz rozdzielać dokumenty. Najprostszy i najbardziej uniwersalny to: kategoria DOM (a więc rachunki, karty gwarancyjne, umowa na kablówkę, korespondencja ze spółdzielnią itp.), PRACA (świadectwa pracy, umowy o pracę, ale też np. zaświadczenia o odbytym kursach i szkoleniach i świadectwa szkolne), BANK ( szczęśliwy ten, kto nie ma żadnej umowy o pożyczkę czy o kredyt i takowej teczki nie potrzebuje :-)), ZUS, US (rozliczenia PIT, FV z remontu do odliczenia, druki RMUA), ZDROWIE (wyniki badań, karty zaleceń, zdjęcia RTG itp.) oraz POZOSTAŁE (czyli przysłowiowy śmietnik, bo „może się kiedyś przydać”, który w praktyce najczęściej zajmuje jedno osobne pudło). W razie potrzeby oczywiście możesz stworzyć inne, najlepiej dopasowane do swoich potrzeb.

W trakcie rozdzielania bierz pod uwagę kwestie zarówno praktyczne, jak i formalne. Dla ułatwienia poniżej wskazówki, ile czasu dane dokumenty powinniśmy przechowywać:

• dokumenty osobowe (akty urodzenia, ślubu, metryka chrztu, świadectwa szkolne, książeczki ubezpieczeniowe, ale i akty notarialne czy polisy ubezpieczeniowe na życie i zdrowie) – nie wyrzucamy. To może się przydać w każdej chwili, więc dobrze pamiętać gdzie dokładnie będą zlokalizowane owe dokumenty.
• rachunki, faktury + karty gwarancyjne – najlepiej 3 lata od daty zakupu. Chyba że wykupiliśmy dłuższy okres gwarancji, wówczas przechowujemy je zgodnie z czasem jej trwania.
• dokumenty podatkowe, skarbowe – 5 lat. Dobrze więc segregować je dodatkowo rocznikami. Pozwoli to szybko usuwać nieaktualne już dokumenty, a co za tym idzie, generować miejsce dla nowych.
• dokumenty bankowe – umowy pożyczki/kredytu do całkowitej spłaty, ale potwierdzonej informacją z banku. Lepiej mieć taki dokument, gdyż po wyrzuceniu świstków nie będziemy mieli już żadnego potwierdzenia spłaconych rat.

O czym należy pamiętać?

Pamiętaj, żeby papiery, które decydujesz się wyrzucić, przejrzeć pod kątem informacji w nich zawartych. Jeśli są tam dane wrażliwe potnij je na bardzo małe kawałki lub zapakuj w osobny worek, który wykorzystasz jako podpałkę pod ognisko.

Gdy już uporasz się z segregacją dokumentów do przechowywania, należy umieścić każdą grupę w osobnej koszulce/teczce/segregatorze w zależności od objętości. Jeśli ilość dokumentów narzuca segregator lub pudło, to proponuję dodatkowo pogrupować nasze dokumenty w podkategorie i umieścić w koszulkach lub skoroszytach z wyraźnym opisem, np. w segregatorze z etykietą DOM znajdzie się skoroszyt „Spółdzielnia mieszkaniowa” a w nim np. korespondencja dotycząca wymiany grzejnika czy informacja o zmianie wysokości czynszu, w skoroszycie „Sprzęt” umieścimy rachunek za kino domowe, pralkę, ale i protokół reklamacyjny oraz dokument naprawy gwarancyjnej żelazka. Gwarantuję, że posługiwanie się takim kluczem ułatwi nie tylko odszukiwanie potrzebnych dokumentów, ale też i dokładanie kolejnych, których niestety nie da się uniknąć. To uniwersalne rozwiązanie, które sprawdza się w wielu domach. Spróbuj koniecznie, a przekonasz się, że archiwizacja domowych dokumentów nie jest wcale taka trudna.

Gdy wszystko już poukładane

OK. Udało się uporać z segregacją dokumentów. Czujesz dumę, że wytrwałaś do końca i wszystko ma teraz swoje miejsce. Kiedy podnosisz się z podłogi, zauważasz, że z ogromnego stosu papierków w nieładzie uzbierała się całkiem pokaźna ilość pudełek, segregatorów i teczek. Jest czyściej, ale gdzie teraz schować wszystkie te pudła? Piwnica odpada – to miejsce o podwyższonej wilgotności, gdzie dokumenty na sto procent ulegną zniszczeniu. Wiele osób mieszkających w bloku nie ma garażu ani strychu. Choć prawdę mówiąc, to też nie jest adekwatne miejsce na tego typu rzeczy.

Wybierz Sejfboksy

A jeśli mimo szczerych chęci, jednak nie jesteście w stanie znaleźć miejsca w Waszym mieszkaniu na przechowanie, to zawsze możecie skorzystać z sejfboksów – to samoobsługowe magazyny zlokalizowane w Sosnowcu, o zróżnicowanej powierzchni.  Boks o powierzchni 1 m3 wystarczy by spokojnie pomieścić Twoje domowe archiwum, a jeśli masz większe potrzeby to dostępne są także większe powierzchnie – nawet do 10m2.  Decydując się na takie magazynowanie, nie musisz się martwić, że córka zaleje sokiem pomarańczowym całe pudło z kategorii DOM czy pies w przypływie skumulowanej energii pogryzie wszystkie rachunki – niestety zniknięcie rachunku nie sprawi, że nie trzeba go płacić 😉 Sejfboksy zapewniają stałą temperaturę, chronią skutecznie przed negatywnym wpływem aury, a nowoczesne systemy alarmowe i  monitoringu gwarantują, że nic, co będzie tu przechowywane nie ulegnie zniszczeniu.

Są więc doskonałą alternatywą do magazynowania domowych dokumentacji. Co więcej, masz do nich dostęp przez całą dobę, każdego dnia w tygodniu. W każdej chwili możesz przyjechać i dorzucić dokumenty do segregatora lub zabrać, jeśli jakiś będzie Ci aktualnie potrzebny. To najlepsze rozwiązanie, które zapewni odpowiednie warunki, a co za tym idzie bezpieczeństwo tak delikatnych i zarazem niezwykle ważnych dokumentów.