Archiwum czy śmietnik? Jakie dokumenty musimy przechowywać i jak to robić – poczytaj na naszym blogu…

Przechowywanie dokumentów

(zdj. pxhere)

Każdy przedsiębiorca, bez względu na skalę działalności, styka się z problemem nadmiaru dokumentów i dylematem „wyrzucić czy trzymać?”  Obowiązują nas przepisy różnych organów, o których często sobie nawet nie zdajemy sprawy stawiając pierwsze kroki w biznesie. Sprawy nie ułatwiają również nowe dyrektywy unijne dotyczące ochrony danych osobowych. Jak się do tego zabrać, żeby nie utonąć w nawale „papierkologii”?

Jeśli prowadzisz firmę, obojętne czy jednoosobową czy zatrudniasz tysiące pracowników, to problem przechowywania dokumentów dotyka Cię dokładnie w ten sam sposób. Mimo stopniowo wprowadzanych rozwiązań dla przedsiębiorców, jak chociażby JPK (Jednolity Plik Kontrolny VAT), prawo nakłada na firmy obowiązek przechowywania różnorakich dokumentów nawet przez pół wieku….. Poczynając od dokumentów księgowo-rachunkowych – czyli m.in. wszystkie faktury czy sprawozdania finansowe, poprzez umowy a na aktach pracowniczych kończąc.

Musimy pamiętać, że typ dokumentu warunkuje czas przechowywania, do którego jesteśmy zobligowani prawnie. Przedsiębiorcy zobowiązani są do archiwizacji wszystkich oryginałów i kopii faktur oraz faktur korygujących, a także duplikatów tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy w tym zakresie zmieniają się co jakiś czas, natomiast generalnie przyjmuje się trzy grupy klasyfikujące:

  • dokumenty podatkowe, które należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
  • dokumenty ZUS, które generalnie przechowujemy do 10 lat (mamy tu kolejne 3 grupy, ale wygodniej przyjąć dla wszystkich jeden czasookres przechowywania).
  • dokumenty pracownicze, które należy przechowywać przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. – w 2019 r przepisy mają ulec zmianie i skrócić ten czas do 10 lat.

Każda firma na przestrzeni swojej działalności wytwarza ogromną ilość dokumentów, ale też staje się ich odbiorcą, gdy weźmiemy pod uwagę wszelkiego rodzaju korespondencję biznesową czy urzędową. Archiwizowanie tego wszystkiego stanowi nie lada wyzwanie ze względu na niezbędną przestrzeń, pracę włożoną w proces archiwizowania i porządkowania oraz bezpośrednie i pośrednie koszty z tym związane. 

RODO

Ostatnio głośno i słusznie zrobiło się w temacie tzw. RODO, czyli Rozporządzenia Ogólne o Ochronie Danych Osobowych. Pojęcie jeszcze nie do końca sprecyzowane, ale skutecznie straszy horrendalnymi wręcz karami dla przedsiębiorców, którzy nie zastosują się do wymagań. RODO warunkuje w znacznym stopniu sposób dysponowania szeroko pojętymi danymi osobowymi w dokumentach oraz na nośnikach.

Nie zapominajmy bowiem, że poza papierowymi dokumentami zgodnie z np. ustawą o rachunkowości zapis elektroniczny może objąć księgi rachunkowe, dowody księgowe, kopie dokumentów kasowych, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe.  Czyli, jeżeli prowadzimy naszą działalność w oparciu o system informatyczny i oprogramowanie, to archiwizacja również może być w takiej formie. Także dokumenty kasowe, wyciągi bankowe, polecenia księgowania i deklaracje podatkowe, mogą być po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przeniesione na informatyczne nośniki danych.

Poza wymienionymi dokumentami musimy także pamiętać, że wszystkie dokumenty, które pierwotnie zostały stworzone w formie elektronicznej należy archiwizować w ten sam sposób. Dla przykładu: jeśli przedsiębiorca jako płatnik dokonał zgłoszenia rejestrującego go do ZUS-u w formie elektronicznej za pomocą Internetu, to musi przechowywać potwierdzenie tego zgłoszenia także w formie elektronicznej. Za brak archiwizacji dokumentów lub niewłaściwe ich przechowywanie grozi odpowiedzialność karna z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego. W praktyce kończy się to karą grzywny sięgającą kilkudziesięciu tysięcy złotych.

W przeciwieństwie do przepisów skarbowych RODO nie jest wypunktowaną listą wytycznych. Przedsiębiorcy będą musieli popisać się pewną dozą kreatywności przy wdrożeniu nowych regulacji.  Sposoby zabezpieczania i przetwarzania danych osobowych każdy będzie musiał dostosować indywidualnie do rodzaju swojego przedsięwzięcia.

Polityka czystego biurka

RODO nie zamyka się w kilku konkretnych punktach do realizacji, a niejako wymusza stworzenie całej struktury ochrony danych osobowych i programowania procedur zgodnie z działaniami, które mają miejsce w naszej firmie i związane są z wykorzystywaniem danych osobowych. Elementem takiego systemu na pewno jest tzw. Polityka czystego biurka, czyli nie pozostawianie żadnych dokumentów z danymi osobowymi przy stanowisku pracy, jeśli się od niego oddalamy, ale też rozwinięcie zabezpieczeń z dziedziny IT, czyli hasłowanie czy szyfrowanie dysków pamięci.

Sejfboksy dla archiwizacji dokumentów

Mając to wszystko na uwadze, ciężko nie oprzeć się wrażeniu, że właściwie to każdy przedsiębiorca powinien zakupić kilka/kilkanaście czy kilkadziesiąt szaf aktowych i trzymać wszystko pod kluczem, najlepiej w bunkrze …. Jest to jakieś rozwiązanie, ale pomocne wydają się firmy zewnętrzne świadczące usługi archiwizacji dokumentów.

W wypadku zarówno dokumentów, jak i nośników pamięci, optymalnym rozwiązaniem są też sejfboksy, czyli magazyny selfstorage. W zależności od potrzeb naszej firmy wybieramy boks o optymalnej powierzchni (od 1 m2 do przechowywania tych kilku czy kilkunastu pudeł archiwizacyjnych do 10 m2, jeśli dokumentów jest dużo więcej). Najważniejszą jednak kwestią przy przechowywaniu dokumentów są czynniki atmosferyczne i bezpieczeństwa. Sejfboksy – magazyny do przechowywania rzeczy w Sosnowcu –  zapewniają stałą temperaturę, chronią skutecznie przed negatywnym wpływem aury a nowoczesne systemy alarmowe i monitoringu gwarantują, że nic, co będzie tu przechowywane, nie ulegnie zniszczeniu.