Przechowywanie dokumentów – kiedy toniesz w papierach!

Przechowywanie dokumentów

(zdj. Unsplash)

W Twoim domowym archiwum zapanował chaos! Nie możesz znaleźć faktury za pralkę wystawioną 1,5 roku temu, od tygodnia poszukujesz rozliczenia rocznego PIT, natomiast brak świadectwa pracy nie pozwala Ci podjąć pracy w nowym biurze. Skąd Ty to znasz, prawda? Przechowywanie dokumentów to Twój obowiązek nie tylko dla samego ich posiadania, ale też są one potrzebne w wielu sytuacjach, np. kiedy reklamujesz sprzęt, ubiegasz się o wyższe stanowisko w pracy czy też Twoje dziecko właśnie idzie na studia.

Idealnie jest, kiedy wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu. Przygotowałeś dla nich szafkę lub regał, posegregowałeś je w segregatorach i teczkach, które następnie podpisałeś. W większości domów wygląda to jednak zupełnie inaczej. Dokumenty są wszędzie, w szafce w salonie, szufladzie w kuchni, w szafie w pudełku na górnej półce w sypialni. Znalazłeś też coś między gazetami… 😊? Czy nie zastanawiałeś się nad wynajmem powierzchni magazynowych dla swoich dokumentów?

W segregatorach, pudełkach i teczkach

Magazyny do wynajęcia kojarzą Ci się z dużą powierzchnią. Z wysokimi regałami i pracownikami poruszającymi się na wózkach widłowych z ciężkimi paletami. A co powiesz na magazyn do wynajęcia o powierzchni 1m2 czy 2m2? To niewielkie boxy do wynajęcia, z których korzystają klienci indywidualni zmagający się z problemem ton papierów w swoich szafkach, ale też firmy, które chcą zaoszczędzić miejsce w swoim biurze. Jeżeli dokumentów masz więcej, oczywiście możesz zdecydować się na boksy o powierzchni 3m2, 4m2, a nawet większej.

Zanim jednak poukładasz je na regałach i półkach w magazynie, powinieneś je posegregować. Potrzebować będziesz pudełek, teczek, segregatorów, ewentualnie kolorowych małych karteczek i flamastrów. Podczas przeglądania dokumentów może się okazać, że część z nich jest Ci już niepotrzebna, a nawet zapomniałeś o ich istnieniu. Stwórz kilka grup dokumentów, np. umowy, rachunki i faktury, dokumenty urzędowe, świadectwa pracy, akty notarialne i dokumentacja medyczna, pełna dowolność. Innym, równie dobrym pomysłem, jest stworzenie dla każdego z domowników jego mini archiwum. Koniecznie wszystko podpisz!

Boksy self storage – bezpieczna przestrzeń dla ważnych dokumentów

Kiedy już zrobiłeś porządek w swoich dokumentach, pogrupowałeś je według kategorii, możesz umieścić je w boksie do wynajęcia, najlepiej na metalowych półkach, co również ułatwi Ci szybkie znalezienie odpowiedniej umowy, faktury czy gwarancji. Ile miejsca tym samym możesz zaoszczędzić? Kilka szuflad, przestrzeń pod łóżkiem, półki w szafie… tylko Ty wiesz, gdzie jeszcze znajdowały się Twoje dokumenty.

Magazyny w Sosnowcu są przystosowane do przechowywania cennych i ważnych przedmiotów, w tym również dokumentów. Są ogrzewane, a poziom wilgotności w nich jest praktycznie zerowy, Nie ma więc ryzyka, że dokumenty się zniszczą. Do ochrony obiektu zatrudniona została firma ochroniarska, a w magazynach zamontowano monitoring. Wszystkie boxy do wynajęcia są zabezpieczone kodem dostępu. Otrzymujesz swój box i indywidualny kod, który znasz tylko Ty. Dodatkowo możesz zamontować w nim kłódkę, masz taką możliwość, ale nie jest to konieczne. Trudno jest znaleźć tak bezpieczne miejsce w domowej przestrzeni.

self storage do magazynowania dokumentów korzystają osoby prywatne, jak i firmy. Ochrona danych oraz obowiązek przechowywania dokumentów przez 10 lat dotyczy każdego. Niezależnie od tego, czy każdego miesiąca przybywają Ci 2 lub 3 faktury czy też jesteś przedsiębiorcą i co miesiąc musisz zakładać nową teczkę z dokumentami. Oszczędzaj miejsce w domu i biurze. Pozbądź się ton papierów, które zajmowały znaczącą część Twoich szafek, śpij spokojnie, bo Twoje dokumenty są bezpieczne.